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以信息化建设推动企业由传统商业向现代流通转变
    ——山东省聊城市烟草专卖局(有限公司)信息化物流配送系统的管理和应用
来源:东方烟草报《中烟物流》专刊
更新时间:2008/12/19 10:18:00

        近年来,山东省聊城市烟草专卖局(有限公司)坚持以信息化建设推动卷烟经营向现代化方向发展,根据“电话订货、网上配货、电子结算、现代物流”的网建模式,结合自身实际,于2005年建立了以市级公司为主体的“集中呼叫、分拣到户、打码到条、统一配送”的卷烟物流中心。“订单供货”试点工作开展以来,卷烟物流中心全面构建以“诚心待人、细心做事、真心服务”为指导思想、以客户关系管理为工作主线、以信息技术为管理手段、具有强大生命力的卷烟营销网络,向优质、高效、低成本的目标迈出了坚实的一步。

        一、信息化物流配送系统的架构

        卷烟物流中心在卷烟物流配送供应链中应用了生产经营决策管理系统、电子商务系统、客户关系管理系统、电话呼叫系统和数字化仓储系统。根据各子系统的不同功能,可以把它们划分为三个层次,各子系统遵循完整性和独立性相协调的原则,既可以独立运行,又相互联系构成一个完整的体系。其层次示意图如下:    

        1.信息获取层

        按照“订单供货”试点工作的要求,各县(市、区)营销部的客户经理是信息采集的主要执行者。市局(有限公司)各职能部门为客户经理提供详实的市场信息、货源信息和专卖管理信息等,并要求客户经理做好从预测前的准备到预测实施再到有针对性的客户沟通,最后到预测调整各个环节的工作,确保对客户需求信息进行有效收集。市、县两级业务部门与客户经理共同分析市场需求预测情况,查找问题和原因,并积极加以改进。通过以上各项工作的开展,借助电子商务系统、客户关系管理系统、专卖管理系统等业务系统,为经营决策提供准确、及时、有效的信息。

        2.经营决策层

         经营决策层负责市场信息、客户需求分析及营销策略制定等工作。在这一过程中,通过对零售客户信息中的诸如地理位置、消费层次、潜在需求、忠诚度等问题,从不同的角度进行市场策略分析。此外,零售客户信息库的建立也有效提高了服务质量,提升了零售客户的满意度。

         3.业务处理层

        业务处理层由配送管理、采购管理、市场管理和仓储管理四部分构成,各部分间有着密切的关系。配送管理主要依据订单信息进行出货调度、制定配送计划、下达分拣任务,结合出库批次进行最优化的运输调度。市场管理主要包括客户关系管理、专卖管理、经营绩效管理和市场需求分析。采购管理则进行扫码入库、到货确认等。仓储管理主要完成卷烟的入库、检验、出库、退库、库存统计、库存分析及卷烟的仓储能力规划等。

         4.设备执行层

        设备执行层的核心是数字化仓储系统和分拣系统。数字化仓储系统由货位、台机车、分拣系统和数字化仓储管理系统构成。物流配送业务层的出库、入库、移库指令下达至数字化仓储管理系统,由调度模块完成货位、托盘的分配任务。半自动化分拣设备是按客户订单进行条烟分拣的关键之处,由3条半自动化分拣线构成。作为该系统核心的分拣控制计算机,连接着电子商务分销系统数据库,并将从中下载的订单数据转换为分拣任务指令下达给各分拣设备执行。

        二、信息化物流配送系统数据处理流程应用

        1.卷烟购进

        根据“订单供货”试点工作的要求,聊城市局(有限公司)相关部门根据市场信息,首先进行月度总量和单品牌需求量的预测,再对销售数据进行科学分析、调整预测,客观、真实地反映市场需求与变化趋势。在此基础上,合理制定需求计划,通过工商信息共享平台与工业企业做好沟通,并签订订货合同,这样不仅可以保持低库存率,而且可以使企业各种资源的利用率达到最大化。

        2.订单采集

        聊城市局(有限公司)目前采用集中呼叫的电话访销模式,电访中心形成的订单实时进入分销系统。卷烟物流中心采取分时段访销、及时分拣的方式,即按路程的远近确定访销时间,这样既留给各营销部充裕的业务处理时间,又给下一步的分拣工作提供了方便。

        3.配送调度与卷烟分拣

        配送调度是进行分拣、送货的核心业务。订单收集以后,在分销系统中对订单进行审核、电子结算、记账、配送运算,然后将配送数据传输到分拣系统,分拣系统按送货区域、送货车次、送货顺序等进行分拣,同时,数字化仓储自动分配取货货位,工作人员按此货位进行提货分拣。

        4.配送出库

        根据实际情况,目前,卷烟物流中心采取直接配送和中转分散配送相结合的送货方式,即除了对中心所在地东昌府区进行直接送货外,其他各县市均采取中转配送方式,先由卷烟物流中心将货送到各营销部,再由各营销部将卷烟配送到辖区内的零售客户手中。

        5.结算方式

         针对不同类型的零售客户,聊城市局(有限公司)结合实际,在相对偏远的农村实行现金结算,在城区则统一使用电子结算。两种结算方式的并存使用,既满足了农村零售客户的需求,也提高了资金运转效率和安全性。

        6.仓储管理

        聊城市局(有限公司)根据行业现代物流建设的要求,建立了数字化仓储系统。数字化仓储系统的投入使用,改变了传统的库存管理方式,减少了仓库管理人员的人数。一方面,数字化仓储系统不仅要求工作人员按程序将卷烟入库、按卷烟货位进行摆放,还要求仓库管理人员更清楚地掌握库存情况,避免了卷烟出入库差错的发生。

        三、信息化物流配送过程中的几点经验

        (一)信息化为加强客户关系管理提供了便捷的操作平台。呼叫系统和客户关系管理系统可以及时满足零售客户的各种需求,加强了企业和零售客户之间的交流,提高了零售客户的忠诚度。对业务信息的即时处理分析,可以动态反映市场变化趋势。通过客户关系管理系统对各营销部的工作情况进行总结、分析及评估,并提出修正意见,可对某些区域的营销策略进行局部调整,以顺利完成各项任务目标。信息化提供了以零售客户为中心的资源共享平台,为各部门的协同运作提供了技术保障。

        (二)信息化给市场分析提供了真实可靠的数据。在经营过程中,可以根据零售客户需求的差异性进行市场细分,并实施有针对性的营销策略。通过对零售客户经营行为、经营能力的分析,从零售客户的贡献度、诚信度、适应度、依存度和规范度5方面建立客户评价体系,实行个性化、差异化服务,可以提高零售客户满意度,降低运营成本。

        (三)数字化仓储、分拣设备的应用提高了工作效率。自动化程度的提高使信息处理的过程更快捷、更完整、更准确。按客户订单进行分拣配送,大大降低了手工作业强度,提高了配送的准确性,客观、实时地反映出物流和资金流的运作过程,为企业快速应对市场变化、制定营销策略、优化物流环节和降低成本提供了全面的数据分析。

        (四)信息化促进了日常管理的精细化。现代物流中心的管理不同于传统的仓储管理,它集仓储、分拣、配送于一体,需要供应链上每一个环节的有机协调。

        1.工作流程化

         流程化是将工作任务细分为若干前后相连的工序单元,将作业过程细化为工序流程,然后对工序流程进行分析、简化、改进、整合、优化,这是物流中心管理工作的起点。聊城烟草卷烟物流中心在仓储管理、分拣作业、信息系统、设备管理等方面建立起了一套流程体系,详细地规定了从卷烟入库到交接库的每一道工序,明确了技术保障的作用,做到事事有人做,使每位员工都清楚自己在整个工作链中的地位和作用。

        2.制度规范化

         建立健全各项规章制度,强化对各部门的目标管理,也是卷烟物流中心近年来的重要工作方法。从卷烟进出库到设备维护保养,从卷烟分拣线量化考核到技术人员日常考核,都有相应的管理制度,做到有章可循。

         3.效果控制化

        将制度进一步量化是保证控制效果的一项重要措施,同时也是实施精细化管理的需要。如在分拣差错率控制方面,聊城烟草卷烟物流中心采取了过程和事后双控制来避免差错的出现。实施细节量化管理,为员工提供了更为精确、更易操作的标准。

        4.管理人本化

        管理工作中最重要的因素是人。只有充分调动员工的积极性,精细化管理才能取得实实在在的效果。聊城烟草卷烟物流中心提出了“诚心待人、细心做事、真心服务”的企业文化理念,突出了以人为本的管理思想,营造了和谐的发展氛围。员工有各自明确的工作目标,并且愿意为同一个目标而努力。实施人本管理,充分调动了广大员工的工作积极性,实现了企业的稳步发展。

        聊城烟草卷烟物流中心信息化建设是站在行业发展的战略高度,结合自身实际,将原来以职能为中心的传统模式转变为以流程为中心的新模式,使信息化建设为业务工作服务的主动性进一步增强,真正体现了信息化建设对企业现代化建设的引领作用。

 
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