他山之石
ISO9000在企业intranet上的应用

 
来源:致信网
更新时间:2008/10/14

  随着计算机和网络技术的发展和广泛应用,人类进入了一个以物质、能源和信息为基础的信息时代。随着市场环境不确定性的增加,企业管理活动复杂性日益突出,企业需要处理的信息越来越多,信息的获取、整理与利用、开发成为现代企业经营管理成败的关键因素之一。因而信息技术越来越多地被应用于企业管理领域,企业以求对市场做出更快的反应,保持竞争优势,从而得到生存和发展。

  质量管理是企业经营管理的一部分,在质量管理中也可以应用信息技术。对于已经通过ISO9000族质量认证的企业,ISO9000族质量管理体系运行可以在计算机上予以实现,从而建立企业的质量管理信息系统。本文就其思想、方法和实现方案的框架提出笔者自己的看法。

  一、建立ISO9000族质量管理体系的方法与建立管理信息系统的相通之处

  ISO9000族(2000版)在质量管理八大原则中,明确提出了“过程方法”和“管理的系统方法”。

  所谓过程方法,是指在企业进行质量管理时,把与有质量有关的资源和活动作为过程进行管理,可以更高效的得到所期望的结果。过程是指使用资源将输入转化为输出的活动的系统。任何得到输入并将其转化为输出的活动均可视为过程。企业的质量活动就是由一系列相互作用相互联系的过程组成的。企业在质量管理中系统地识别和管理企业所用的过程,规定每一个过程的运行方法、输入、输出,可更好的取得质量体系运行的效果。

  而在进行管理信息系统建立时,也要对一个组织的业务流程进行分析,对每一项业务过程(处理)规定其输入、输入和处理的规则,在原理上与ISO9000标准的过程方法相同。

  所谓“管理的系统方法”,是指企业在进行质量管理时,针对设定的目标,识别、理解并管理一个由相互关联的过程所组成体系(系统),有助于提高组织的有效性和效率。相互关联或相互作用的一组要素构成系统。系统具有目标性,整体性,相关性、环境性,动态性。对企业的各个过程不是孤立的看待,而是作为一个系统看,重视整个系统内的关系,才能发挥质量管理体系的更大作用。而在建立管理信息系统时,最重要的一项是采用系统的观点,整个系统的稳定有效运行是建立管理系统的一个关键目标。

  二、企业质量管理信息系统与企业管理信息系统的关系

  由于以ISO9000族标准建立企业质量管理体系与建立管理信息系统有上述的相通之处,在以ISO9000族标准重构企业质量管理信息系统时就会相对容易被广大员工理解,运行起来就会相对容易,因为,在通过ISO9000族质量认证后,企业的员工已经掌握了过程方法与系统的方法。那么企业的质量管理系统与企业管理信息系统的关系是如何的呢?

  1、企业质量管理信息系统是企业管理信息重要组成部分。

  这是因为企业质量管理是企业生产经营管理的一部分,质量管理体系是企业管理体系的一部分,企业的质量管理目标是企业经营管理目标的一部分。企业的其他管理体系,如财务管理体系,环境管理体系,与质量管理体系共同组成了企业的管理体系。

  2、企业的质量管理信息系统里部分包含了企业的财务管理信

  息系统和环境管理信息系统。在ISO9000标准中,涉及到质量上的财务成本和工作环境问题。

  3、建立企业的管理信息系统可以以ISO9000族质量管理信息

  系统为基础,向财务管理信息系统与环境管理信息系统扩展,从而构建企业完整的管理信息系统。

  三、重构企业质量管理信息系统的方案

  (一)质量管理信息系统的目标

  一个完善的质量管理信息系统,我认为应该实现如下目标:

  1、质量信息及时传递到需要的各部门、各环节、各过程;

  2、质量决策的速度与准确性大大提高。

  3、产品、服务和工作质量大大提高,体系实现无缝平滑运行;

  4、质量成本不断下降,同时质量持续不断得到改进;

  5、对质量体系能够部分实现远程审核和评价;

  6、能适应企业内外部环境变化而调整;

  7、与企业其他管理信息系统能够实现平稳连接。

  (二)企业质量管理信息系统的功能

  1、数据处理功能。质量管理信息系统应能对企业质量活动的各种形式的原始质量记录、数据进行收集、整理、存储和传输,以便向管理者及时、全面、准确提供所需要的各类质量信息。

  2、质量策划功能。能对各种具体的质量活动做出合理的策划和安排,根据不同的管理层次的要求提供相应的信息,以提高质量管理的效率。

  3、质量控制功能。能对企业质量活动的整体策划和各部门各过程及各要素的策划执行情况进行监控和检查,根据差异进行调整,以达到预期的质量目标。

  4、质量预测功能。利用数学方法和预测模型,并根据质量管理中的历史数据对各过程的未来质量情况进行预测。

  5、质量评价功能。质量管理信息系统应能对质量管理体系的运

  行情况进行评价,包括管理评审,内部质量审核,自我评价,外部认证机构的审核。

  (三)质量管理信息系统的结构

  1、层次结构:

  质量管理信息系统按所提供的质量管理信息的特点和属性以及对管理层次的辅助作用。可将质量管理信息系统分成与质量管理职权相对应的三个层次。

  (1)质量作业层。该层的任务是在有效的使用现有设备和资源的基础上,对企业的日常的质量有关的活动进行实施和执行。它通过对日常质量数据的处理,报表生成,查询处理等模块,产生有关质量活动的原始质量记录,生成质量统计报表,对有关质量查询的请求做出响应。在该层中,质量活动是具体的,实时的,处理规程是预先制定的。因此大部分工作可以由计算机实现。

  (2)质量控制层。该层为企业各职能部门的主要质量管理人员的质量管理活动提供用于衡量企业质量控制效果和效率,评价各项质量策划执行情况,控制企业的质量活动的信息。

  (3)质量决策层。质量决策层研究为使企业达到质量目标应采取的战略,对企业的各项质量活动提供决策支持。该层需要的数据具有广泛性和概括性。既要企业内部的质量历史数据,也要外部的相当数量的数据。在本层,计算机只是提供辅助方法,它所采取的质量决策采用的人机对话方式。尽可能体现有关专家和决策者的质量管理经验和质量管理思想。

  2、质量管理信息系统的职能结构。

  从质量管理的职能结构的角度来看,质量管理信息系统由企业内实现各种不同的质量管理职能的一系列的子系统构成。在子系统的划分上,应该体现质量管理的原则和ISO9000标准的精神实质。而不是按企业的组织机构划分。

  由于企业的性质,经营规模和经营方式不尽相同,因此不可能有一个统一标准的质量管理信息系统职能结构模式。对于大多数制造类企业来说,一般可以由以下几个子系统构成:

  (1)质量策划子系统。质量策划子系统的主要过程是制定企

  业质量方针,策划企业质量管理的主要过程,规定企业内的职能及相互关系。

  (2)文件控制子系统。该子系统对公司内的文件和记录进行

  管理和控制。

  (3)资源管理子系统。该系统又可分为

  ——人力资源管理子系统;

  ——财务管理子系统;

  ——设施管理子系统;

  ——环境管理子系统。

  该子系统的功能主要为企业的质量管理提供适宜的人力,财务和环境资源。

  (4)质量实现子系统。该系统又可分为

  ——市场营销质量子系统:该子系统主要功能是对顾客的要求进行识别、评审、沟通和最终满足;

  ——设计和(或)开发子系统:该子系统对产品的设计、开发进行策划和控制;

  ——采购质量子系统:该子系统对采购质量进行控制。

  ——生产质量子系统:该子系统对生产过程中的质量进行控制。

  ——测量和监控装置质量子系统。该子系统对公司的测量和监控设备的质量进行控制;

  ——产品和过程测量子系统。

  (5)质量改进和评价子系统。该子系统又包括以下几个子系统:

  ——内部审核子系统;

  ——数据分析子系统;

  ——不合格品控制子系统;

  ——纠正和预防措施子系统;

  ——管理评审子系统。

  该子系统的主要是对产品、过程、体系的质量进行测量、分析、改进和评价,为质量策划等系统提供信息。质量管理信息系统的结构可用图1(此处略)表示。

  质量管理信息系统呈金字塔结构。因为质量作业层数据处理量最大,它又为其他层次提供基础的质量数据,是质量管理活动的基础。质量决策层数据处理量小,制定质量方针和质量目标,进行质量战略策划与决策是它的主要功能。因而它处于金字塔的顶层。质量控制层的质量数据处理量和决策的重要程度处于上述两个层次之间,因此它位于金字塔的中间部位。质量信息在左右的横向和上下的纵向之间流动。质量管理信息系统的数据流程如图2所示。

  在上述的企业的质量管理信息系统中,资源管理子系统只包含部分与质量有关的人力资源管理、财务管理与环境管理。实际上,企业在建立质量管理信息系统时,完全可以将上述三个资源管理子系统扩展到它们的全部,将质量管理信息系统与人力管理信息系统,财务管理信息系统,环境管理信息系统融为一体。建立企业完整的管理信息系统。

  

国家局局长姜成康:“2008年将是烟草行业的“规范管理年”,主题就是严格规范,富有效率,充满活力,所以工业企业联合重组、品牌扩张,商业企业取消县级公司法人资格,这些调整带来了管理幅度的加大,管理方式的变化。需要进行体系设计,进行流程优化,进一步完善制度,建立标准。完善体制机制,转变发展方式,更加注重创新,为建设严格规范、富有效率、充满活力的中国烟草,实现行业持续健康发展而努力奋斗。”
国家局副局长李克明:“质量管理体系的标准,它所关注的焦点,它所确立的目标都是围绕市场导向,都是以客户为关注焦点,企业管理要以满足和创造需求为目标,这就意味着企业的管理制度、管理职责、业务流程、运行机制、考核体系、评价体系都要发生深刻的变化,都要以如何建立快速响应市场的企业管理系统为目标和方向,所以实施质量管理体系建设是基础。”
国家局经济运行司司长王平:“这次烟草行业贯标同以往不同之处,就是要实现由符合性贯标到充分运用质量管理体系的管理理念和方法进行管理水平全面提升的转变。是要打造新的管理平台,真正推进管理进步,切实提升管理水平,因此,我们要清醒地认识到我们企业内部管理特别是组织架构、业务流程管理等方面还存在一些不能适应行业发展要求的问题,亟需通过体系建设,加以有效解决。”
省局副局长张卉:“开展质量管理体系建设工作,要坚持‘实事求是,注重实效;全面客观,科学简约;以我为主,继承发展;持续改进,自我提高’的基本原则,切实做到提高认识,加强领导;明确思路,突出重点;落实职责,实施策划;精心设计,科学运作;加强培训,全员参与;强化内审,提高质量;强化管理,注重实效。”
省公司副总经理揭柏林:“在深刻领会质量管理体系思想精髓的基础上,充分结合行业和企业核心工作,根据企业自身情况,在创新应用方面进行积极探索,力争取得明显成效,走出一条具有企业自身特色的体系建设之路。”
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