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武夷烟叶:深化质量管理体系建设 提升企业基础管理水平
来源:福建武夷烟叶有限公司 更新时间:2009/7/9

       福建武夷烟叶有限公司于2003年导入ISO9001质量管理体系,经过近五年的运行实践,使“重质量、求效益、抓安全、保环境、优服务、讲诚信、谋发展、勤改进”的管理方针得到了较好的落实。这一阶段的体系建设工作对提高企业管理水平,规范企业过程管理,增强企业竞争能力,提升企业社会形象等方面起到了良好的促进作用。2008年11月,根据进一步深化质量管理体系建设要求,武夷烟叶有限公司以“继承、整合、提高”作为贯标工作的总体思路,以“四个到位、三个结合”作为深化体系建设的工作要求,经过八个月的努力,公司管理手册和程序文件于6月25日正式发布,实现了阶段性目标。现将主要工作汇报如下:

    一、主要做法

       为实现此次深化质量管理体系建设工作的目标,我们提出了“继承、整合、提高”的工作思路,以持续改进为根本方法。在建设初期,我们通过五天的现场调研和一次体系建设碰头会,对管理体系中存在问题及有效性进行了评估,明确了贯标工作重点和改进思路,要求做到“四个到位”:

    (一)组织领导到位

       公司成立了以常务副总为组长,各部门经理为主要成员的体系建设领导小组,明确常务副总为公司体系建设的第一责任人,部门经理为本部门的责任人。并抽调15名业务熟悉、工作能力强的员工为内审员,组成了文件编写小组。在工作开展上,以公司行政会和体系建设专题会为主要推动形式。每次行政会上,要求各部门汇报最新工作进展和下一阶段工作计划,并查摆在开展过程中遇到的困难和问题。在专题会上,侧重于对体系建设专业技术问题的研讨,解决在开展过程中遇到的难点。通过四次体系建设工作行政会、三次内审员专题会议和二次程序文件专题评审会的互补融合,加强了体系运行的协调联动,建立了对体系建设过程中问题和矛盾的跟踪处理机制。

       (二)全员参与到位

       此次深化管理体系建设,我们更加注重思想发动,注重知识普及,始终坚持全员参与的原则,做到全员策划、全员学习、全员检查、全员改进。

       一是加大宣传力度,实现全员学习。公司及时召开了质量管理体系建设动员大会,对工作步骤和要求进行全面部署;认真学习省局有关文件要求和吉林白城贯标经验;编写了九期宣传简报和一期《武夷烟叶》内部专刊,并编制了《三标基础知识手册》,做到人手一册,让员工了解基础知识和基本原则、方法;举办了一次工作交流会和一次体系知识竞赛,激发了员工的参与热情,增强了全员质量管理意识,为体系建设的顺利推进打下了坚实的思想基础。

       二是创新培训机制,力求全员提高。为保证培训效果及培训质量,我们坚持“实际、实用、实效”原则,对培训做了改进。一是培训形式灵活多样。公司不仅举办了多场次的全员集中授课,并对培训结果进行了考试,确保培训效果。同时还针对生产实际和各部门特点,采取了机动的“小分队”培训,以班组为单位,由内审员分时间、分阶段对本部员工进行灵活培训。六月份,我们还举办了贯标“大讲堂”,由公司八个部门分别介绍本部门的职责和关键岗位流程。二是分对象选择培训内容。对于普通员工,我们选择适用性、趣味性强的培训内容来激发大家的兴趣,加深对基础知识的了解;对内审员和业务骨干,侧重于体系标准、过程识别、流程图和程序文件的编写等专业性较强的内容进行培训。先后召开集中培训四次,参加培训234人/次,其中部门经理以上人员18人/次,内审员117人/次,业务骨干99人/次。以部门为主体的培训人员达756人/次,培训面达到100%。

       三是强化落实检查,做到全员改进。要求所有的作业指导书、操作规程、岗位职责等,均由相应岗位上的员工参与编制,对于不符合要求,内容不清晰的,由各部门内审员负责督促指导,再由部门经理进行一一核准后体系办进行汇总、审核,最后由管理者代表组织体系管理领导小组成员确认定稿。我们共收到员工提交的流程图初稿达256份,有的流程经过了三四次返工,最后经过多次讨论审核后确定为161个。

       (三)以我为主到位

       专业咨询公司弥补了企业自身在体系建设中知识、技术、经验等方面的不足,但同时,我们借助而不依赖,把握好两个关系:

    一是把握借助外力与自主决策的关系。对咨询公司提出的工作开展方式和问题对策等,我们都以是否符合企业实际为依据采取选择性接纳,借助外力而不丧失自我。在流程梳理和文件编写上,我们坚持了四条建设原则:一是涵盖全局。体系文件必须涵盖企业生产经营、专卖监督、后勤服务等各个方面,不留死角;二是坚持标准。工作标准和工作目标必须切实可行,同时也不能随意降低,余地过大,更不能避重就轻,缺空断档;三是表述准确。部门职能和岗位职责描述必须恰当可行,不能含糊其辞。四是系统性强。部门间,岗位间,上下层面之间要衔接关联,形成一个既独立,又联系,经纬分明的管理网络系统。
二是把握短期推进和长期建设的关系。为保证体系建设的持续推进,我们改变了以往“填鸭式”的机械方法,转为“授业、解惑”方式,要求部门的工作必须由各部门的内审员独立完成,咨询公司老师只提供技术支撑和经验方法,对工作中遇到的难点、疑点,可以提交专题会议由大家讨论解决或由咨询专家示范解答,坚持咨询公司“授之以鱼,不如授之以渔”。由于正确处理了借助外力与自主建设的关系,内审员的工作能力得到加强,工作效率也得到极大提高。

       (四)注重实效到位

       深化体系建设的目的在于进一步提升企业管理水平。为了保证质量管理体系建设工作取得实效。我们在体系建设过程中坚持“三个结合”:

       一是与用工制度改革相结合。岗位职责的编写、业务流程的优化是用工制度改革和薪酬激励约束机制能否取得实效的基础。为了能将质量管理体系的理念、原则、工作要求等融入用工制度改革,我们将岗位说明书重新编写和调整,从岗位职责、业务流程等方面进行规范、优化,为进一步深化用工制度改革打下了基础。同时新增了《新员工招聘录用管理办法》《员工教育培训管理办法》2项程序文件,并配套出台了8项工作流程。

       二是与企业文化建设相结合。我们注重发挥企业文化建设与质量体系建设相互支持,相互补充的作用。一方面,在形成质量手册、程序文件、作业文件的时候,我们注重吸收以往优秀管理经验等文化因素,并将企业文化建设过程流程化、程序化,对企业文化的规划、实施、培训、持续改进和考核等做出具体规定,从而有力推动了企业文化的提升和落地;另一方面,我们注重利用文化的说服力、渗透力来挖掘员工的积极性,强化员工的质量意识,从而自觉地树立起正确的职业理想和职业道德,达到认真执行管理体系的运作要求。我们确立了以“精”为主题的文化特征,以“精益求精、以精承责”为核心理念,将精细、精益等管理思想融入到企业制度理念和行为理念当中,使质量管理系统能够不断完善和改进。

    三是同内部控制制度相结合。管理体系建设的基本精神是“写我所做,做我所写,写和做一致”,也就是将各项工作标准化、制度化。为此我们在岗位职责编写、业务流程优化上重点引入了企业内部控制中的五个基本原则,依据合法性和全面性原则,力求实现制度程序文件合法有效,在层次上涵盖公司董事会、管理层和全体员工,在对象上覆盖企业各项业务和管理活动,在流程上渗透到决策、执行、监督、反馈等各个环节。依据重要性原则我们对关键岗位进行更严格的控制,先后制定了《内部专卖管理控制程序》、《领导班子议事规则》、《员工招聘选拔管理办法》和《企务公开管理办法》等制度文件来强化监督监管;依据制衡性原则和适应性原则,我们对岗位设置和权责分配进行了重新调整,确保不同部门、岗位之间权责分明和有利于相互制约、相互监督。我们取消了物流管理部,将其保留的部分业务划归到经营部;新成立了质量管理部和安保部,将原来生产部的产品质量检测归到质管部,将安保部与人事部分离。

       二、主要工作成效

       (一)员工思想认识进一步提高

       由于我们坚持以形式多样的宣传和培训模式对员工进行反复灌输和引导,大家对体系建设有了更深入的了解,特别是质量管理体系中的PDCA方法深入人心,在我们的程序编写和流程再造中,许多员工都能结合自身工作实际,从服务、责任和成本控制角度,对各自的岗位职责设置和工作流程优化提出了多项合理化建议。

       (二)程序文件覆盖更广更全面

       此次体系建设我们本着“更细、更深、更全”的程序文件编写原则,将流程制度编写延伸到每一个工作环节、每一个岗位。在管理方面此次新增程序13个,在生产经营方面新增流程7个。

       (三)机构、流程设计更科学合理

       此次体系建设中充分吸收了内部管理的原则思想,使职责更加明确,资源配置更合理,特别是抓住生产经营这个重要环节,着重加强了产品质量和专卖管理的监控,做到凡事有准则,凡事有监督。如我们将产品检测中心从生产部脱离出来,避免了“既做运动员,又当裁判”现象的产生;梳理、整合、优化了采购业务流程,起到了相互监督,相互制约的作用。

       (四)企业体系建设后劲更足

       我们严格执行了“借助外力,以我为主”的体系建设思想,各内审员作为各部门体系建设的直接推动者,其动手能力、实践经验以及专业知识水平都得到极大提高,为后续体系开展奠定了知识和经验基础。

       三、主要工作体会

       深化体系建设工作以来,我们的体会是:

       (一)领导的高度重视是体系建设工作的有力保证。

       公司深化体系建设以来,领导高度重视,反复强调、亲自部署、亲自检查、亲自参与。召开了专题会议、内审员会议、工作交流会,了解和布置体系工作。深入到本司各部门了解和询问工作开展情况,遇到困难,及时解决。同时,建立和打通各部门及各层次间的信息交流渠道,要求部门间接口的管理表述,一定要由主管部门牵头,协管部门共同参与探讨。部门内各层次的交流沟通,相关责任人必须参与。确保了体系工作顺利开展。

       (二)更新观念,学以致用是体系建设的根本途径。

       一是运用“管理的系统方法”,将公司的各项工作过程进行综合、系统分析和策划,理清相互间的关系,合理设置部门工作接口,找准关键过程进行重点控制;二是充分应用“过程方法”,对各项工作过程进行分析和规范,实行“闭环管理”,重点是生产和服务过程环节,使最终的产品质量满足顾客要求;三是通过培训让全员理解PDCA的管理方法,改变管理思路,会应用PDCA的方法分析和处理实际问题,增强工作的主观能动性,有效调动全员参与积极性。

       (三)发挥内审员作用是体系建设工作的关键。

       内审员是体系建设的“桥梁”,是将质量管理体系标准付诸实施的关键。因此,内审员队伍的素质高低决定着体系建设的好坏。体系办要求内审员对部门职责所对应的标准条款必须读透,与本部门相关的标准条款必需了解,部门具体工作内审员要亲自主导落实。由于内审员中坚作用的有效发挥,确保了体系按时保质的开展。

       (四)全员参与是开展体系建设的出发点和落脚点。

       员工是执行质量管理体系的基础。只有员工了解和熟悉本岗位工作内容和要求,才能提高质量管理体系的执行力。我们通过创新培训方式,加大培训力度,使每位了解体系相关知识,并通过培训达到宣贯的作用。要求每位员工绘制流程,写作业指导书,不仅使员工了解本岗位的具体工作要求,也为改进工作提高执行力奠定了基础。

       四、下一步工作计划

       我们将采取试运行和审核相结合的方法,来检验体系文件的适宜性和有效性。

       一是确定从体系发布至7月底为试运行期间,要求员工立足自身工作岗位,严格按照文件要求执行,在工作实践中不断探索、不断总结,对与实际工作不相适应的体系文件内容做好记录,体系办收集、汇总、分析意见,7月底,召开体系文件评审会,真正做到“做我所写,写我所做”。

       二是从组织好内部审核和管理评审两个方面着力发挥审核作用,增强体系运行的有效性。在内部审核上,通过把好内审策划、现场审核关,针对内审中发现的不合格问题,进行总结分析,制定整改措施,强化对整改措施实施情况的跟踪验证。同时,要求各部门提高自我审核能力,保证体系建设工作质量;在管理评审上。通过内审结果及所采取的整改措施的效果、顾客的投诉意见、质量目标的完成情况来评价质量管理体系的适宜性、有效性,评价组织机构职责分工、程序和资源配置的合理性,并提出改进及完善质量管理体系的意见和建议。

       三是量化目标,严格标准,增强体系建设的实效性。根据标准要求,结合《省局业绩评价考核管理办法》、公司工作规划和各部门、各岗位职责,分职能,分层次将管理目标分为三个层面。即公司生产经营目标、部门工作目标和岗位目标。对上述三个层面的工作目标,坚持部门目标服从生产经营目标,岗位目标支撑部门目标。从各层面的主要领导做起,逐级进行分解,做到每个岗位的工作都有明确的目标,实现责任具体化,考核有内容,奖惩有依据,为绩效考评工作奠定基础。

       质量管理体系是夯实基础管理的重要载体。体系建设开展以来,经过深入调研、宣传发动、流程梳理、文件编写等过程,公司的基础管理得到了进一步深化和提高。我们将以发展为中心,创新为动力,文化为灵魂,不断追求卓越的管理过程,精细的生产过程,满意的服务过程,为建设“严格规范、富有效率、充满活力”的武夷烟叶而努力。

 
7月9日上午:
一、揭柏林副总经理讲话
二、厦门市局介绍体系建设经验:
1.播放体系建设专题片
2.主要负责人介绍典型经验
3.第一分局做重点汇报
4.科室负责人代表发言
5.内审员代表发言
6.员工代表发言
7.体系文件管理系统操作演示
三、工作现场
7月9日下午:
一、武夷烟叶公司介绍典型经验
二、泉州市局介绍典型经验
三、宁德市局介绍典型经验
四、其他单位汇报
五、杨培森局长讲话
   早在2002年起,福建烟草就有部分商业企业开始尝试导入质量管理体系。到2005年,各设区市局(公司)全部通过了质量管理体系外部认证。通过这项工作,各单位基本实现了自身管理制度与质量管理标准的有机融合,对规范内部管理、优化业务流程、提高服务质量、提升管理水平、增强企业竞争能力起到了一定的促进作用。但也必须看到,目前体系建设在各地区、各单位之间发展很不均衡,有些单位在认识上还存在一定的差距和误区。
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