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莆田:构建评价体系 强化内部管理
来源:省局物流处
更新:2012-04-12

莆田市烟草专卖局(公司)

(2012年4月12日)

    物流评价是以有效满足物流需求为目的,通过客观定量标准和主观效用行为测定物流绩效的活动过程。一个良好的评价系统可以使企业管理者有效判断企业经营情况,发现企业自身不足,更有效地配置企业现有资源。莆田烟草认真贯彻国家局、省局精神,以精益物流为导向,探索物流评价方法,建立长效物流评价机制,强化内部管理,持续提升物流服务水平。现将物流评价开展情况介绍如下:

    一、围绕一条主线,明确评价目的,确定物流评价内容

    一条主线,即通过建立物流评价体系,开展物流绩效管理和定额管理,持续提升物流服务终端能力。莆田烟草在开展物流评价的过程,围绕这一主线明确建立物流评价的目的和方法,并最终确定物流评价的内容。

    (一)明确评价目的,确定课题思路。物流评价是衡量作业水平,实现管理提升的重要手段。莆田烟草开展物流评价的目的在于提升物流服务终端能力,具体体现在三个方面:一是实现自我认知,即通过开展物流评价工作,衡量指标运行情况,评价当前物流管理水平;二是实现自我控制,即通过开展物流评价工作,加强对作业过程的监控,保证物流作业质量;三是实现自我提升,即通过开展物流评价工作,改进当前物流管理作业中存在的不足,不断提升物流服务终端能力。根据以上目的确定了“一套系统、两项管理、三级考评、四个机制、五个步骤、六个维度”的课题实施思路。“一套系统”即开发物流评价系统,“两项管理”即实现绩效管理和定额管理,“三级考评”即建立中心、部门和员工的三级评价体系,“四个机制”即建立组织保障机制、定期评价机制、信息支撑机制和绩效挂钩机制,“五个步骤”即物流评价体系的实施分五个步骤:确定评价维度、提取评价指标、分配指标权重、明确评价标准、制定考评办法,“六个维度”即物流评价从管理指标、效率指标、质量指标、服务指标、安全指标、成本指标等六个维度展开。

    (二)提取评价指标,确定评价内容。评价指标的提取是物流评价工作的关键,评价指标是否全面和科学都会影响到物流评价的效果。莆田烟草在指标提取的过程中,以指标的可得性、稳定性、关键性、可控性和可比性等为原则,从六个评价维度出发,对物流评价的关键性指标进行提取。指标的提取运用了三个方法:一是借鉴行业相关物流绩效评价规定,对通用性指标进行提取。二是根据物流自身管理需求,对综合性指标进行提取。根据确定的物流评价维度,细化中心、部门以及员工的管理作业目标,并围绕目标确定评价指标。如根据当日送货的特殊性,确定了应急管理指标。三是基于作业流程剖析,对业务类指标进行提取。对物流中心各管理和作业流程进行了剖析,确定各作业环节的关键控制点。以仓储部的入库作业环节为例,将其分解一号工程扫码、信息录入、入库堆垛等为作业环节,然后围绕作业效率和作业质量提取了入库作业效率,扫码准确率,信息录入准确率等评价指标。根据以上方法,我们提取了物流中心关键评价指标31个,部门评价指标49个,员工评价指标180个。

    二、运用三种方法,采集分析数据,确定物流评价标准

    科学的评价定额是绩效考核、成本控制、管理提升的主要参照数据,也是评价物流终端服务能力的重要标准。莆田烟草在确定物流评价标准的过程中主要采用了以下方法:一是采用技术测定法采集指标数据;二是采用季节周期法确定指标定额;三是采用专家打分法分配指标权重。现将以上方法介绍如下:

    (一)运用技术测定法采集指标数据

    技术测定法是通过对物流某个作业环节进行观察,详细记录作业过程中的时间消耗、完成质量、材料消耗等情况,然后将记录结果加以整理,分析各种因素对作业的影响,在此基础上得到相关指标数据的一种方法。采用技术测定法主要由以下步骤组成:一是对评价指标属性进行分析,确定采用现场测试的方法的指标;二是根据指标属性确定测试条件,安排测试人员,确定测试周期,设计测试表单;三是对评价指标进行测试,并对测试结果进行统计、分析。莆田烟草在评价标准定额的过程中分别运用测时法、写实记录法和工作日写实法等技术测定方法对指标所需数据进行采集。采集工作为期一个月,设计采集表单30份,共采集指标数据5000个。之后,运用相关数学分析工具对采集的数据进行测算,并结合莆田物流实际情况最终确定各运营指标标准值。以送货环节为例,采用了工作日写实法为例,通过采集送货户数、送货量、送货时间、退货量、送货里程、车辆油耗等基础数据,最终测算单车日均送货里程为130公里、单车日均送货户数80户、退货率0.5‰、送货破损率0.2‰等定额。

    (二)运用季节周期法确定指标定额

    由于受气候、消费习惯等因素的影响,部分评价指标随着季节的转变而呈现的周期性变动,例如百公里油耗、库容利用率、库存周转率等指标。对于这些指标的定额我们采用了季节周期法。所谓的季节周期法就是对包含季节波动的时间序列进行分析的方法。具体操作步骤如下:

    1、收集不同时期各月原始数据或各月的统计资料。

    2、求出历年间所有月份的平均值(用A表示)。

    3、求出各年同月观察值的平均数(用B表示)。

    4、计算各月的季节指数,即S=A/B。

    5、将历年间所有月份的平均值与各年同月观察值的平均数比较,确定指标的标准值。

    6、根据指标标准值和各月的季节指数,确定一些特殊月份的调整系数。

    以平均百公里油耗指标为例,我们采集2008~2010年间的油耗数据,计算所有月份的平均值A为13.32公升,然后求出不同时期同一月份的平均值和季节系数。根据对调整系数的分析,最终确定冬季的平均百公里油耗定额为13公升,夏季的调整系数为1.2,平均百公里油耗定额为16公升。根据以上两种数据分析方法我们确定了物流中心效率、质量、成本等定额标准40个。

    (三)运用专家分析法确定指标权重

    指标权重的设置与管理者的主观判断有很大关系,很难用定量分析的手段进行确定。莆田烟草在课题研究的过程中,借鉴了专家打分方法,对各指标权重进行确定。所谓的专家打分法是指通过匿名方式征询有关专家的意见,对专家意见进行统计和分析,综合多数专家的意见,对大量难以采用技术方法进行定量分析的因素做出合理估算,经过多轮意见征询、反馈和调整后,对指标权重分值进行确定的方法。运用到实际操作则是以问卷调查的形式向物流中心领导及各部负责人的征求意见,让他们对每个评价指标进行打分,然后对评分结果进行汇总、统计、分析,并将统计结果再次发给评分人,再次征求意见。经过三轮的评分汇总,各评分人的意见逐步趋于统一,课题组最终确定了各评价指标的权重。

    三、建立四项机制,保障体系运行,推动物流评价工作

    (一)建立组织保障机制。为确保物流评价工作的顺利推行,莆田烟草成立了由物流中心经理担任组长、各部门负责人为成员的物流评价领导小组,负责物流评价的组织、考评、协调等工作。领导小组下设办公室,成员由各部门骨干成员组成,负责物流评价工作的数据采集、统计、填报等工作,从而形成中心有统一机构领导,部门有专人负责执行的机制,确保物流评价的持续开展。

    (二)建立定期评价机制。莆田烟草建立了按月评价的定期评价机制。物流中心各部门每月5日前,将部门评价指标表报送物流评价办公室,并于每月8日前进行审核通报。同时,建立季度总结机制,物流评价办公室每个季度对各指标运行情况进行总结、分析,发布季度运行情况通报,适时调整指标定额值,使定额更符合实际作业需求。截止目前课题组根据各部门提出的指标标准值修改建议,共完成分拣差错率、分拣破损率等10个标准值的修改,新增万支成本、送货作业规范等指标,删除标签打印时间指标,使物流评价标准更适用、更合理。

    (三)建立信息支撑机制。莆田烟草开发了物流评价管理系统,用于日常指标数据的采集、统计、分析工作,提升物流评价管理水平。系统与物流相关管理系统的对接,自动完成指标的数据采集工作。通过设置指标计算公式,自动完成对指标值的计算工作。在此基础上,课题组还联合中软海晟技术人员对系统的数据自动采集功能进行优化,提高系统数据采集精确度。同时,在原有系统增加后台自动提示功能,对于未填报或无法统计的数据采用红色字体进行提示,提高系统数据采集的及时性。通过对评价结果进行对比分析,直观反映指标的运行情况。

    (四)建立绩效挂钩机制。莆田烟草制定了《物流评价考评办法》,物流中心由市局分管领导进行考评,物流中心各部门由物流中心经理进行考评,员工由部门主任进行考评。考评结果与个人绩效挂钩,其中机关管理人员物流评价工作占个人绩效的20%,被考评人应将物流评价工作列为每月的绩效合约内容之一,并由考评人根据当月评价结果计算其评价考核得分;一线员工评价物流评价情况作为当月绩效得分,占比100%,由部门主任对当月评价结果计算考评得分。
四、深化评价结果运用,缩短物流响应时间,持续提升物流服务水平
莆田烟草积极开展物流评价工作,努力从评价数据中发现问题,确定物流响应时间、入库作业效率、库位存放准确率、车辆油耗等10个提升内容。围绕提升内容,开展QC及对标课题研究,并根据绩效评价结果调整员工岗位8人次,其中“缩短送货响应时间”的对标课题荣获2011年全省十佳对标课题称号。

    (一)围绕快速响应指标,扩大当日送货范围,提高物流响应速度

    莆田烟草围绕平均送货响应时间这一评价指标,开展快速响应课题,在原有当日送货的基础上,扩大当日送货范围,进一步缩短物流响应时间,提高物流响应速度。通过走访城镇、山区等不同区域的200多户零售客户,最终将当日送货扩大的服务对象确定为黄石、新度、笏石、鲤城、郊尾、枫亭等片区的零售客户,从而实现对莆田所有城区和主要集镇零售客户进行当日订货当日送货。当日送货总户数增加至5200多户,近40%的零售客户在当天上午完成订货后,进一步提升物流响应速度。

    (二)深化评价体系运用,强化物流内部管理,提升物流服务水平

    莆田烟草围绕效率、成本、服务等评价指标,采用设备改造、定额管理、创新服务模式等方法,提升指标水平,不断增强物流服务终端能力。一是有效提升物流服务效率。莆田烟草通过开展效率评价,不断提升效率指标水平。开展提高分拣效率的QC课题活动,单条分拣线的分拣效率由每小时分拣卷烟260件提高到290件,平均送货响应时间由原有的21小时提升为19.35小时。二是有效控制物流服务成本。通过开展定额管理,确定百公里车辆油耗,其中夏季百公里油耗16公升,冬季百公里油耗13公升,2月份百公里油耗较评价体系运行前降低1.09升,直接减少油耗953升。严格执行预算管理,明确规定物流预算执行率上下浮动不得超过5%,严格控制成本支出。三是有效提升物流服务质量。通过推行贷记卡业务,2月份贷记卡结算扣款比率为37.74%,有效减少零售客户的资金占用,降低零售客户卷烟销售成本。通过建立应急送货机制,开展应急服务,在不增加成本的前提下满足零售客户的紧急需求。

    (三)开展员工绩效评价,增强物流队伍活力,提升物流队伍素质

    员工评价体系的引进,健全了莆田烟草物流评价体系的建设,形成了以中心、部门、员工为主的三级评价体系,从物流作业第一线入手,提升终端服务水平。体现在三个方面:一是实现薪酬分配合理化。为不同岗位人员设置个性化指标的同时,也考虑到各个岗位之间劳动强度差异的问题,为劳动强度较大的岗位增加权重比值,进而实现员工薪酬的按劳分配。二是形成“比、学、干、超”的良好氛围。绩效评价的得分直接反映了岗位工作人员的服务水平,从评价体系的各个指标入手,员工可以切实直观的分析工作中存在的不足以及需要改进的方面,进而提升物流队伍整体服务水平。三是调动员工业余活动积极性。在员工评价指标体系中新增奖励考核项目,鼓励员工参加行业内外组织的业余活动,积极参与基层事件写实报道以及学术科技论文的撰写,丰富了员工的精神生活。其中,送货员参加市局组织的演讲比赛获得二等奖,在当月绩效考核给予了3分的奖励。

    莆田烟草在现代物流建设过程中虽然取得了一定的成效,但依然还有一些需要改进的地方。在今后的工作中,我们将继续以构建精益物流体系为目标,夯实基础,不断创新,优化流程,持续改进,为行业持续发展、协调发展、共同发展作出新的贡献。

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