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会务联络重细节很贴心
来源:海晟传媒  作者:陈海宾
更新:2012-12-27
    12月27日下午,全省专卖现场会迎来第三场的55名参会代表。“路上就收到会务组发来的短信,提醒天气情况、入住的房号、地址,想得很周到。”作为基层代表,古田县局专卖办主任余丽云觉得厦门市局的会务联络很贴心。

    “每场会议,我们要向代表编发四条短信:报到前一天编发欢迎短信;报到日再发一条,提醒天气情况、入住酒店的地址和房号等;开会期间,上下午各发一条短信,提醒议程、就餐等安排。上鼓浪屿时,我们会提醒代表们多穿些衣服。”现场会联络组副组长、厦门市局人劳科副科长林慧琼说,“短信是逐条发送的,因为每条短信的开头要写上代表的姓名、职务等,代表看了比较亲切。”

    迎来送往是联络组的主要职责之一。会前,会务组、联络组均制定了工作方案,明确各自该做什么、怎么做。尽管如此,本次现场会分三场次举行,每场除了主会场外,还设置了三个分会场,时间有限、议程紧凑,怎么做到忙中不乱、对接顺畅,仍给会务工作带来巨大挑战。曾参加过全国网建厦门现场会会务工作的林慧琼也备感压力,“每场都要保持紧绷的状态”。

    本次现场会每场三个设区市局的代表参会,联络员分地区开展工作,每人联络七八名代表,每个地区设一名小组长,进行统筹协调。小组长由联络员轮值担任。“大家轮流带动,一起干活,责任心使然,就不会感觉一直重复在做一件事情,状态会好很多。”林慧琼说,“如果一直很机械地重复,上面叫你做什么你就做什么,久了就会麻木掉。另外为了解压,空闲时大家就开开玩笑,都挺开心的。”

    开会当天,每部车辆安排了两名随车联络员,一人负责讲解,一人随车联络。担任一号车讲解员的集美区局李佳玮这几天患上感冒,为了不影响讲解任务,她抽空连着挂了三天吊瓶。最终,李佳玮的讲解给代表们留下了深刻的印象。得知她“感冒不下火线”,省局领导特地表示了慰问,并鼓励她“好好干”。
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