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精益二三事——沙县烟草分公司精益小改善掠影

来源:沙县县局

作者:兰玲

更新:2017-06-30

自2013年行业推行精益管理以来,精益之树经过几年来的悉心浇灌,已是硕果累累。沙县烟草积极推进精益管理,通过四期精益小改善活动的开展,认定改善项目55个,形成“人人皆精益,事事可精益”的良好氛围。

透过镜头,且随笔者来看看,沙县烟草精益那些事儿。

镜头一:创新开发新系统 员工请假不用愁

多年以来,员工都是用纸质请假条来进行请假,但是我们在现实中发现,纸质请假条已不合时宜,渐渐暴露出如请假审批权限、类型不明确;签字过程耗时较长;假条缺失、报送不及时导致薪酬管理员统计请、销假情况存在困难;请、销假情况查询效率低等诸多问题。

针对这些现实问题,沙县分公司财务办主任陈作洪、信息管理员张天柱等人自主开发了“员工请假系统”。请假系统根据行业相关规定设置自动审批流程,并开通薪酬管理员假条查询功能。

“用请假系统请假以后,我们请假省时、省事多啦,特别是烟草站的人,不用再拿着请假条从站里到县里来签字啦,操作简单,又不浪费工作时间,效率不就提高了吗!”沙县富口烟草站副站长茅述传笑着说。自从这个新开发的请假系统投入使用之后,一方面,员工更加明确请假要求和流程,使请假管理进一步标准化;另一方面,大家不用再拿着纸质请假条签字审批,通过电话报告、网上审批就能快速完成请假流程,节约了请假时间,也避免了因相关人员出差导致的假条无法及时审批的情况,有效提高了员工请假效率;再一方面,杜绝了请假条未及时上交薪酬管理员的情况,所有请、销假在系统中都留有纪录,便于查询和统计,实现员工请假工作的痕迹化管理、规范化管理,绩效管理水平得到有效提升。

镜头二:掌上打印标价签 成本下降更新快

明码标价是卷烟营销的一项常规工作,也是重要工作,一枚标价签虽小,却是不能小瞧,它在维护卷烟市场价格、稳定卷烟市场状态、保障零售户利益中可是重要角色。但是卷烟标价签的印制却每每让客户经理们犯愁:“少量印制印刷厂考虑成本,不愿意。可是批量印制,我们在新品上市或者卷烟价格调整时就不能作出灵活变更,很被动。同时,成套印制所有上市卷烟的标价签造成的浪费很大,客户经理为客户维护标价签的工作量也很大,这就造成了成本和时间的浪费了。”

原来,卷烟标价签缺失问题一直是卷烟陈列的一道难题,批量印制标价签不仅成本高,更换周期也较长,特别是标价签内容固化、灵活性不够造成的新品卷烟标价签无法及时印制、陈列,以及客户未销售的卷烟标价签闲置浪费等问题非常突出。人力资源的浪费更是不容忽视,明码标价维护工作耗时较长,尤其是挑选并帮助客户补齐标签环节,耗费较多时间和精力。据统计,一名客户经理日均走访市场时间为4个小时,维护标价签就要耗时97分钟/人/天,占走访时间的40.42%。

通过多方了解,沙县分公司找到了一个“神器”——手持式标签打印机。经过研究、讨论和试用,客户经理们发现,这款打印机优点不少:其一是操作成本低,手机通过蓝牙无线连接打印机,打印无需消耗流量;其二是APP控制“活”,手机装上配套的APP可灵活控制打印机打印,可以通过烟包条码扫描进行打印,也可以通过搜索相应卷烟进行打印;其三是“量身定制”快,有新品上市时或价格调整时,可在手机APP系统设置模块中用“添加、修改”等功能对数据进行添加或修改;四是印制成本低,与原有的批量印制比较,手持式打印机的购机成本和维护成本都相对较低。

手持式标签打印机的使用,让沙县分公司真正尝到了“降本”和“增效”两不误的甜头。一方面,它突破了标价签印制、陈列的瓶颈,消除了标签批量印制、卷烟新品上市、价格调整等带来的浪费,降低了成本消耗。另一方面,随时随地、即需即印的便携操作大幅提升了客户经理指导零售户维护卷烟标价签的工作效率,每位客户经理标价签维护日均耗时大约可节约47%,客户标价签维护、卷烟陈列更加到位,客户店铺形象得到明显提升。

镜头三:部门联动巧整合 节约资源提效率

烟叶收购期间,烟叶办、内管办、财务办、监审办、办公室等5个部门都要对第个收购站点的收购管理进行检查。以往各部门单独行动,分批次对烟草站进行督查,不仅造成生产经营用车使用紧缺,增加车辆油耗、损耗,还因收购站点人员配合检查,无形中增加了收购人员的工作量,造成人力、财力、物力多方面的资源浪费。

监审办主任邢丹华在学习精益理念后,意识到这正是一个问题点、改善点。通过梳理、融合、优化工作内容和业务流程,各色检查表格被整合成一份“烟草收购效能督查表”,内容涵盖党风廉政建设、专卖内部管理、安全管理、烟叶收购管理、财务工作管理五项内容;原来不定期分部门检查转变为,各部门联合每旬对烟草站进行一次综合督查,并将检查结果整合形成一份通报,发放给各收购站点。就这样,监审办牵头、各部门协作的烟叶收购“每旬一查”综合督查机制应运而生。综合督查机制一方面减少了收购站点接受检查的次数,减轻了收购站点工作人员的负担,提高了所有人员的工作效率。另一方面,减少了车辆的使用次数,降低了油耗成本。

精益是全员的精益,正是需要每个员工树立问题意识、改善意识,带着寻找问题的眼光来查找工作中的不足,并积极改进,从小小的点滴积累,汇聚成精益持续改善的内生动力,推动企业稳步向前。

编辑:陈海宾


 
 


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