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办公中的5S管理心得

来源:泉州市局

作者:张凡

更新:2017-09-08

5S管理指整理、整顿、清扫、清洁、习惯,它不仅对现场管理很有效,对于工作和个人生活也非常有效。5S管理法注重实践性,一步一个脚印去做,就会逐步改进工作和生活习惯,进而形成文化,让工作有序,提高效率,也提高生活品质。

5S管理使办公桌面干净整洁

虽然大多数的时候,桌面杂乱并不影响我们快速找到所需要的文件,因为我们自己对文件的秩序了然于胸,但如果是有序的,是不是能找得更快一些呢?此外,桌面有点散乱可以,但是一定要保持干净,如果有很多灰尘,纸屑到处都是,工作环境便不舒适了。所以,工作桌面还是要尽量保持有序,可以在桌面划出不同区域,定制线管理桌面物品;还可以利用文件夹、文件盒,将不同文件分类存放,贴上标签,一目了然,避免办公桌面一团乱的情况。

5S管理使电脑文件清晰有序

工作中,有的人习惯将文件保存在电脑桌面上,时间一长,文件增多,远看密密麻麻的,找文件很费劲儿,这并不是一种高效的工作方式。针对电脑里办公文件的5S管理,其实有一些常用的技巧。除了当天使用的,电脑桌面上的文件最好不要超过五个,其他要及时进行整理。

整理方法可以借鉴文件目录的方式,把“要”和“不要”的文件进行归档。所谓“要”和“不要”,是根据使用频率来区分,几乎每天都要使用的文件,要存放到触手可及的地方;每年偶尔才用的文件,不要与常用的文件放在一起,进行常规的存档处理即可。工作时要趁着对文件熟悉,每天花几分钟时间及时整理,分类归档,提高工作效率,养成良好习惯。

5S管理使文档存储安全便捷

互联网进入云时代后,5S管理多了一些新的选择。办公软件可以使用在线工具进行编辑和存储,例如onedrive 、google dive 、icloud drive等。相比将文件直接存放到电脑里,云存储能随时随地多终端地查看和编辑文档,自由方便。但企业目前没有实时联网的条件,大规模地把办公文档转移到云端不大现实,也没有必要,不过,可以将重要的文件可以在安全性好的云盘备份,以防文件丢失。

如果大部分文件是存储在本地电脑中,则要注意两个方面:一是要提高文件的搜索查找效率,节省时间,例如使用everything等文件检索软件搜索查找,速度非常快,体验非常好。二是注意文件异地备份,避免安全风险。例如今年引起全球恐慌的蠕虫勒索软件感染事件,磁盘被感染后,文件被加密,只有支付高额赎金才能恢复文件,可能造成重要数据损失。

日常办公中有很多5S管理技巧,只要有心,就能帮助自己养成良好的办公习惯。桌面文件整理、工作电脑文件梳理和日常文件存储可能是比较常见的5S管理内容,在这些方面多思考,多实践,才能促进5S管理不断完善,工作更富规范和效率。

编辑:韩燕丽


 
 


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